Business Intelligence förr och snart.

Bakgrund

Under många år har jag arbetat med att ladda in .txt-filer i Excel,omvandla text till siffror samt att bygga CONCATENATE, VLOOKUP, INDEX, MATCH och SUMIF formler. Detta är tidskrävande och inte på något vis foolproof, en missad eller felaktig CONCATENATE eller en cell som hamnat utanför formelområdet kan generera ett inkorrekt resultat och under tidspress är det lätt hänt att den egna valideringen inte är hundraprocentig. Power BI löser dessa problem galant! Efter att ha upptäckt Power Pivot med kompisarna Power Query och Power View har jag nu ägnat det senaste halvåret åt att studera och lära mig dessa helt fantastiska verktyg.

Business Intelligence är processen som omvandlar data (fakta i kaosform) till användbar information:

E = Extract

T = Transform

L = Load

Här slutar Business Intelligence förr!

ETL system som Business Warehouse har nu fått en konkurrent som erbjuder ökad snabbhet och ökad säkerhet:

Self Service BI

eller

Microsoft Power BI

Microsoft utvecklar och lanserar nu en ny uppsättning program, eller programtillägg, i Excel och dessa ger oss otroliga möjligheter att på egen hand göra det som våra IT-avdelningar tidigare skötte i olika ETL-system. Power BI består av flera komponenter som löser ETL-uppgifterna samt ger oss möjlighet att presentera det hela på ett lättbegripigt och användarvänligt sätt.

In på scenen träder:

Power Query

som sköter Extract och Transform

Power Pivot

som är motorn (kalkylatorn) samtidigt som det kan fullborda Transform fasen

Power View/Power Map

som är den användarvänliga, interaktiva rapportdelen

Microsoft lanserar Power BI med strategin ”Cloud first, on premise second” vilket innebär att allt det senaste först tillgängliggörs i Office 365+ som är den cloudbaserade versionen av Office. Många organisationer känner sig ännu inte redo för det klivet, och ju större företag desto trögare omställning enligt min erfarenhet. Jag har själv varit med och fattat policybeslut om att inte uppdatera till nya versioner förrän de ”mognat” efter 18-24 månader. Detta är inget hinder i sig! Power Query och Power Pivot finns tillgängliga för Excel 2010 och 2013, och det går att skapa interaktiva rapporter på annat sätt än i Power View. Företag som använder Microsoft Sharepoint till exempel har redan en lösning och det finns andra vägar att gå också.

Funktion och krav.

Excel 2010 eller senare är nödvändigt, men kan begränsas till de som sköter analys och rapportering, även om rapporteringen blir mer tidskrävande när rapportmottagarna inte har hela verktygslådan tillgänglig.

Power Query använder man för att hämta data (fakta i kaosform) samt strukturera och omvandla så att det sedan kan analyseras i Power Pivot. Med Power Query kan jag hämta data från både interna och externa källor, dvs. jag kan om så önskas matcha mitt företags ekonomiska fakta mot befolkningsstatistik, väder eller annat som är av intresse och finns tillgängligt på nätet i publika databaser. Alla ”normala” filformat stöds och jag är övertygad om att t.ex. Nielsen statistik, som företaget kanske redan prenumererar på går att ladda ner via Power Query. Den stora fördelen med Power Query är att en sparad query förblir aktiv och uppdaterar sig själv och datamodellen kontinuerligt, på begäran eller schemalagt enligt användarens val. Dessutom kan en query återanvändas i flera datamodeller och fungerar då precis som den gjorde när den först skapades, samtidigt som den lätt kan anpassas till andra behov och sparas i en ny modell.

Power Query har ett User Interface som gör det möjligt att förhållandevis snabbt komma igång utan att man behöver lära sig ett nytt formelspråk, inofficiellt kallat ”M”, allteftersom man använder Power Query kan man också i lugn och ro lära sig hur M-formlerna ser ut i den eller de queries som man redan skapat. Instegströskeln är alltså inget oöverstigligt hinder!

clip_image003

Power Pivot känns som Excel men arbetar med en OLAP-cube som kommer från SSAS och har ett formelspråk som heter DAX (DataAnalyseseXpressions). Power Pivot arbetar med relaterade tabeller där användaren skapar relationerna grafiskt eller via dialogbox.

clip_image005

Tabellerna ovan kan laddas direkt i Power Pivot från någon av de datasources som Power Pivot själv kan hantera, men kan med fördel hämtas med hjälp av Power Query. I exemplet ovan kommer alla tabeller utom ”States_and_territiories” direkt in i Power Pivot från Access och ”States_and_teritories” har hämtats från internet med Power Query genomgått transformering och laddats in i datamodellen.

I Power Pivot finns inga cellreferenser utan man arbetar med strukturella referenser, precis som i en Exceltabell. Det tar ett tag att ändra vanor och tankesätt, men för mig personligen känns det bara positivt eftersom en formel med strukturella referenser är mångfaldigt mer stabil än en formel som använder cellreferenser.

Power View har inte som Power Query och Power Pivot en egen flik i Excel utan gömmer sig under insert.

clip_image004

Följande enkla rapport är skapad i Power View med Power Map:

clip_image006

Sammanfattning

Power Query, Power Pivot och Power View erbjuder en helt ny och fantastisk möjlighet för snabb, stabil och tidsbesparande datahantering och analys. Jag kan själv enkelt identifiera en mångfald av sammanhang och situationer där jag har lagt massor med tid på uppgifter som jag idag med hjälp av Power BI skulle klarat långt snabbare och med större exakthet samtidigt som jag fått en ojämförligt större flexibilitet och hållbarhet i de rapporter jag skapat.

Fortsättning följer!

 

 

 

 

Advertisements

About powerpivotseth

As long as I learn, I live, and to that end I am now immersing myself in the new Microsoft Power BI applications available through Excel. I was quite good at plain vanilla Excel, but even so, I ended up in "No, that is not possible" dead ends at times. Then I discovered Power Pivot and all my previous dead ends opened up into veritable eight-lane interstate highways!
This entry was posted in Power BI. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s